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您的翻译项目管理检查清单

· Wordbee,Translia,博客心得

是什么让医疗团队在往来于患者病床之间时,能够像管弦乐队演奏马勒的“千人交响曲”一样协调有序?是什么避免一个常规手术变成致命的悲剧?是什么将灾难宣布转变为完美执行的演练?答案是……检查清单。如果您不相信我,请读一下阿图·葛文德(Atul Gawande)撰写的《清单革命》(Checklist Manifesto)。您会发现,检查清单在所有成败攸关的领域中实际上都很重要。

葛文德提倡的检查清单方法要求纪律性团队精神以及对细节的几乎痴迷的关注,而所有这些技能都是翻译项目经理所必备的。如果您认为创造力、才能和即兴发挥的能力对您的工作至关重要,那么您可能会认为此方法不适合您。

您完全错了。

检查清单在管理复杂情况时带来的好处是,它们可以克服几乎所有的更革阻力并提供意想不到的好处。

为什么需要翻译项目管理检查清单?

翻译项目管理不是要挽救生命,至少不是直接去。但是它由重复性不相关联的微任务组成,这使其成为使用检查清单的理想基础。

尽管许多翻译管理系统已经提供了各种功能,但我们尚未实现完全自动化,这可能是因为每个微任务都是唯一的,并且在很大程度上与其他任务无关。项目经理是联络人,串联起所有的任务。因此,即使在即将面世的全自动环境中,也将需要一个人(项目经理)来控制所有工作流程步骤。

如何创建有效的翻译项目管理检查清单

不是所有的检查清单都是一样的。您的检查清单将在很大程度上取决于手头的项目。例如,对于文学翻译,您不需要包括术语检查。另一方面,对于本地化项目,您必须设置控制点(某些控制点甚至与语言不相关),因为这可能影响其他工作流程步骤。

那么,您从何着手制定理想的翻译项目管理检查清单呢?

这里有一些经验法则。而且,跟以前一样,我们鼓励您将您的建议发送给我们

1. 首先,问问自己谁将使用检查清单:只有你自己?您的团队?该检查清单是否针对一个特定的客户或项目?

2. 从客户那里收集所有项目要求。一些建议:

  • 语言对(如有需要,包括地区或国家)
  • 题材
  • 内容类型(小册子、用户手册、知情同意书……)
  • 目标受众
  • 预期质量水平
  • 预计交付日期
  • 要遵循的特定规定(如:医疗设备的规定......)
  • 文件的格式和编码
  • 源文件的状态(草稿或最终版本?)
  • 等等

3. 确保所有源文件都符合您客户的要求清单。考虑准备一份工作内容说明书(SoW)和物料清单(BoM)。

4. 评估时间和成本,看看它们是否满足您客户的期望。在某些情况下,您可能需要协商不同的条款和交付日期。

5. 列出您需要执行或检查的所有活动(根据SoW)以及约定的时间表。

6. 预选并询问您的供应商。有关供应商管理的更多信息,您可以参考“数据驱动翻译供应商管理的技巧”。还有,当然请继续关注:很快将推出的“供应商管理检查清单的创建技巧” 。

7. 将所有源文件发送给您的供应商。如有,请确保包括:

  • 有关如何处理源文件的说明
  • 词汇表
  • 参考资料
  • 翻译记忆库
  • 以及其它相关材料。

现在,当您的供应商进行翻译时,开始准备可交付成果的检查清单。以下是您可能要包括的一些任务:

  • 运行拼写检查器
  • 运行语法检查器
  • 检查是否遗漏任何文字或格式问题
  • 检查本地化问题(日期格式,转换等)
  • 检查翻译员留下的任何备注、评论或修订标记

最后但同样重要的一点是,一旦完成所有检查并结束检查,就进行项目后评估。要求您的客户和供应商对项目的不同方面进行评分。例如,您的客户可以对完成的翻译进行评分;翻译人员可以评估项目的复杂程度;审校人员可以评价翻译人员的工作。

您将来可以使用此信息来选择供应商,以更好地满足客户需求,并提高将来项目的翻译质量。

实施您的翻译项目管理检查清单

准备好清单后,选择合适的方式:对于简单(个人)的工作流程,可使用一张纸或一个电子表格;对于较复杂的工作(如具有多种语言对的项目),可选择一个翻译管理系统(TMS)。

TMS可以帮助您通过最大程度地自动化来节省时间,并为每个客户/项目创建全面的工作流程。例如,借助灵活的TMS,您可以自定义电子邮件通知(即使我们生活离不开网络,我们都喜欢个性化的风格);设置自定义的质量检查步骤(包括可交付翻译的检查);管理有关供应商和语言资源的详细信息

因为我们也喜欢检查清单,所以我们创建了一个终极清单,来帮助您选择理想的翻译管理系统。

最后,考虑与客户及供应商讨论并共享您的检查清单。这不仅可以帮助您再次检查每个工作相关者是否都遵循了既定的项目要求,而且还可以鼓励团队合作。

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