在90年代初期，为消费品附上清晰说明的需求激增。 因此，许多组织发布了第一批相关标准。 其中一个例子是ISO Guide 37:1995。 几乎同时，国际贸易蓬勃发展，从而促使制造商关注多语言文档。
面对这一趋势，欧盟于2006年发布了《机械指令》。
该指令旨在为所有成员国投放市场或投入使用的机械确立一个共同的安全等级。 更具体地说，该指令指出：“每台机器必须随附使用欧盟的官方语言或该机器投放市场和/或投入使用的成员国的语言的使用说明。” （第1.74条）
根据该指令，应首选符号和象形图，而书面说明应清晰、易于理解和简洁，最重要的是，适合非专业用户。 因此，编写用于翻译的产品说明意味着首先要设置源文本，以便翻译或本地化可以顺利进行。
以下是一些注意事项，帮助您设置源内容并为翻译和本地化做准备。
源内容
首先要准确地确定您的目标受众，以提供最有用的内容。 关注目标受众中用户最需要的信息。 例如，如果是目录或网站翻译，您可能需要较短或修订的版本。 特定章节要包含有关客户支持或如何就近联系的销售代表的信息。
在某些情况下，（技术）文档还可能需要辅助材料。 例如，在编写用户文档时，您可能还必须翻译警告标签。软件用户界面中的信息也是如此。
设计与布局
如果您的文档是围绕象形图和图标编写的，则最好使用一目了然的图画和图片。 例如，对于机械设备，您可以使用分解图，在图上对各个零件进行编号，并在图像下方显示带有数字的图例。
切勿创建在图像上完整显示各个部件信息的文档，因为您的翻译人员可能根本无法获取这些文字内容进行翻译。
这在本地化软件文档时尤其重要。 首先，决定是否应准备本地化截屏。 如果您决定这样做，项目则必须从翻译软件截屏入手，然后再将本地化的截屏提供给翻译人员。 如果您不这样做，在某些情况下，翻译人员将无法获取图形中锁定的源文本。
始终在图像中提供较大的空白区域以容纳文本并吸引读者的注意。 某些语言的译文会变长，而其他一些语言的译文会变短。 例如，英语到意大利语的翻译将比源文本多出15-20％的单词。 这意味着您需要关注字体大小和页边距以及图像和图形，还有图形用户界面中的框和标签。
术语、语言和受控创作
首要的必须是术语。 完善的术语策略将帮助您的产品说明编写者避免歧义，尤其是如果您的公司要在本地化工作流程中实施机器翻译，这将是一个棘手的问题。 同样，结构良好的术语库将有助于提高文档编写的准确性和内容单元的再利用。 不要忘记培训；并且用户支持人员也可能使用与您的用户相同的文档，因此保持一致性将有助于减少电话和投诉。
毋庸置疑，写作风格也很重要。 信息编写必须尽可能地简单，但是记住不要为了简单而牺牲准确性。 商业和技术写作人员喜欢乔治·奥威尔（George Orwell）的六大写作规则，其他人则喜欢威廉·齐斯纳（William Zissner）的经典建议。 无论如何，《风格的要素》（Elements of Style）是一本经典。
不同的语言、不同的写作规则：例如，您还会发现许多意大利人对翁贝托·埃科（Umberto Eco）的写作原则（几乎）耳熟能详。 无论如何，在线上或通过书店和公共图书馆都能获取大量的写作手册。
考虑编写公司文档风格指南。 在某些行业中，例如出版和广告行业，必须有风格指南。 而这对于准备内部和外部使用的文档的任何组织也很有用。 借助风格指南，您的写作人员都将使用一种特定的语气，并以一致的方式展示您的业务/品牌。
选择适合您的需求的创作工具。 根据您的语言需求，有很多工具可用于受控创作。 如果您想保持简单，Microsoft Word提供了句法语法检查以及可读性评分。 Google文档最近也采用了类似的功能。
如果您想使句子简短而有效（想一下戈登·里什（Gordon Lish）），或者英语不是您的母语，那么Hemingway应用程序或WriteFull可以帮助您使句子保持简洁。
例如，Acrolinx是一种更复杂（且更昂贵）的工具。 还有各种工具可帮助您组织技术内容。 最受欢迎的是Oxygen和Adobe FrameMaker.
可扩展性和可维护性
您必须使文档适应各种媒体和格式。 为此，您需要两个基本工具。
翻译管理系统（TMS）：TMS通常包含术语表（再次提到术语！）。 而且还要有包含源文本和翻译文本的翻译记忆库。 翻译记忆库将帮助您重新利用以前本地化的内容（简而言之，您永远不需要翻译相同的句子），从而减少了总体成本和交付时间，并提高了翻译的一致性。
内容管理系统（CMS）：一定要考虑如何将内容与可能发布内容的不同媒介联系起来，并将内容与用于双向本地化的翻译管理系统相连接。 有专门的CMS（即专门为精确类型的内容而设计的）和通用CMS，后者通常更灵活，允许发布不同类型的内容。
如果您需要对文档进行本地化，建议您选择一个可以轻松连接到翻译管理系统的CMS，从而加快您的翻译项目并提高其效率。当您将CMS连接到TMS时，翻译人员将能够访问要本地化的内容以及在上下文中进行翻译。例如，翻译网站时，他们将直接在页面上翻译。 然后，您只需单击几下鼠标即可将最终版本发布到您的网站（或其他平台）上。
CMS和TMS的理想组合是一种足够灵活且可扩展的组合，让您能够实现自动化。 自动化可以帮助您借助技术的力量来最大程度地利用所有可用资源。 繁琐的翻译和本地化流程可能会对您的生产率、质量和预算产生负面影响。